プロジェクト管理ツール・Asana（アサナ）の使い方まとめ。SlackやGoogleカレンダーとも連携OK、ガントチャートも作れて便利！

はじめまして！ 2016年1月にBAKEに入った、平野太一です。 ふだんは「cake.tokyo」という、お菓子を紹介するWebメディアを担当していますが、実はかなりのWebツール好き。そんな好きが高じて、最近じぶんの中で話題になっているツールなどをTHE BAKE MAGAZINEで紹介させてもらいます。 初回は、プロジェクト管理ツールで困っていたBAKEの中で「使いやすい！」とすぐに浸透した「Asana（アサナ）」についてです！ ▶ https://asana.com/

これまで、いろんなツールが乱立していた

Jooto、Todoist、Wunderlist、Producteev、Trello、Backlog、Wrike、Redmineなどなど…世の中には、チームのプロジェクト進行を加速させるためのツールがありますが、自分たちの求めるツールを見つけるのは至難の業。 BAKEはオンラインや店舗、海外など様々な事業部があり、それぞれの仕事に適した異なるツールを使いはじめたことで「ツール乱立期」となっていました。 そこで困るのは、各部署とのやり取りが最も多い、デザイナーさんなどのクリエイティブチーム。 多いときには、メール、Todoist、JIRA、Talknote、Chatworkなどにタスクが乱立して、「どこで、どんなやり取りを、どこまで進めたのか」を探すだけで時間がかかってしまう……と頭を抱えていたのだそう。 会社規模の拡大にともなって、事業部間のつながりをスムーズに、かつ仲間の動きを把握するため、プロジェクト管理ツールも統一する必要がありました。 BAKEがプロジェクト管理ツールに求めていた機能は、大きく3つ。

  これに適していたのが「Asana」じゃないかと思ったので勧めてみたところ「使いやすい！」と好評。すぐに全社的に切り替えることになりました。

ちなみに、Asanaのメリットをまとめると、こんな感じです。

  社内での評判はこんな感じです。

「良かった投稿には『♡』が送れてリアクションできるのが良い！何よりデザインがかわいくて、使っていて楽しい！」

「タスクごとにコミュニケーションやファイル共有ができるから、どこに何があるのかわからなくならない！」 などなど。最初は15名まで無料招待できるのでマーケ部で使い始めましたが、すぐに全社導入することになりました。 雰囲気は、こちらの動画でつかんでもらえるかと思います！

リニューアルを経て使いやすくなった「Asana」とは？

「Asana」は、Facebook共同創設者のダスティン・モスコヴィッツと、”Likeボタン”を作ったGoogle出身のエンジニア、ジャスティン・ローゼンスタインの2人の元Facebookエンジニアがつくった、プロジェクト管理ツールです。 【 参照 】 ・エレガントなタスク管理ツール、Asanaの使い方 ・Our Company – Asana 「Empower teams to do great things together」を指針に掲げてスタートしたAsanaは、2015年9月には、大幅なリニューアルを行い、（たとえ英語が苦手な人でも）直感的に使えるシンプルでポップなサービス生まれ変わりました。リニューアルの際のデザイン裏話については、こちらのMediumの記事をご覧ください。 ▶ Circling Ourselves: The Story Behind Asana’s Rebrand

BAKEなりのAsana活用方法

では実際、Asanaをどのように使っているのか？を、具体例をもとにご紹介します。

タスクは、できるだけ細かく追加する

BAKEでは、この記事でも触れている通り、複数の事業部に分かれているので、事業部ごとにTeamをつくり、その中に業務に関するプロジェクトをつくっています。例えば、マーケティング事業部の場合、「cake.tokyo」や「NEW PRODUCTS」、「PR」など。 そして、粒度を細かく、どんどんタスクを追加していきます（例えば、「◎◎に電話してアポを取る」など）。できるだけ細かく書き出すことで、自分の進捗や止まっているタスクをメンバーに知ってもらうことができ、フォローアップもしやすくなるというメリットがあります。（ただ、書くのを忘れてしまう、どこまで細かく書くのか？ という点は、今後議論の余地あり…です） Asanaの場合、タスクには以下のものを追加できます。正直、これだけあればもう十分ですよね。BAKEの場合、自分がアサインされたタスクは、確認の返事として「いいね」をつけることでリアクションするルールにしています。

  また、SlackやGitHubで慣れている人にはおなじみの「メンション機能」もAsanaについています。誰かに知らせたいとき、とても便利です。 このように「@」を入れれば名前が出てきます。

気になったニュースは「Conversations」で共有する

気に入っている機能のひとつに、「Conversations」という機能があります。 タイトルと内容を入力するだけの簡単なものなのですが、ここには、下記スクリーンショットのように、気になったニュースのリンクや共有しておきたい議事録などを投稿しています。 各投稿にはコメントができるので、投稿がふえても情報が流れてしまうことなく見やすいです。

連携機能の「Instagantt」を使う

Asanaには、Slack、Hipchatなどのコミュニケーションツール、GitHub、JIRAなどのデベロッパーツール、Evernote、Googleカレンダーなどの便利ツールまで、かなり豊富な連携機能があります。 さらに、Hubツールと呼ばれる「Zapier」と連携することで、500以上(!)のサービスと連携ができるようになります。 連携サービス一覧 ▶ Asana and the tools you love, united その連携機能のひとつに、「Instagantt」というガントチャートツールがあります。これは、Asanaと連携して使えるガントチャートで、2016年1月現在、まだβ版で【無料】で使うことができます。 ▶ http://instagantt.com/#features Asanaのアカウントでログインすると、自分が所属しているプロジェクトを読み込み、タスクのDue Dateに合わせ、自動的にガントチャートをつくってくれます。サブタスクは折りたたむことができるので、見やすい！ 2016年は、第3となる新ブランド「RINGO」も立上げ、新店舗もどんどんオープンしていく予定。そのため、どこの場所にいつ、どのくらいの規模の店舗をつくるのか、出店計画を事業部をまたいで俯瞰できるガントチャートが必須でした。 もともと外部サービスである「teamgantt」を別途使う予定でしたが、Instaganttのおかげで、Asanaがあれば何でもできるという状態になりました。 今回の用途では、事業部ごとのTeamに加え、新たに「BAKE inc.」というTeamを作成し、その中に「All Projects」というプロジェクトを作成し、一つの新規店舗をタスクとして見立ててガントチャートを使っていく予定です。

使っていて楽しくなるプロジェクト管理ツール！

ここまでたくさん書いてきましたが、Asanaの一番のポイントは、「毎日使いたくなるデザイン」です。 色遣いやアニメーションひとつひとつに「Asanaっぽさ」があり、毎日使いたくなるところが社内メンバーの共感を呼び、今回の全社導入に至ったのではないか、と感じています。

まだまだ導入したばかりですが、「本当に使いやすい！」と、喜々として感想を言ってくれるのがとてもうれしい！ これから、どんどん使いこなしていきたいと思います。（Text by 平野太一 @yriica）

【今回紹介する上で参考にした記事】 ・サルでもわかるプロジェクト管理入門〜タスク管理を使いこなそう〜 http://www.backlog.jp/pm-guide/ ・Asanaに学ぶ、ブランド再構築の技法 #newAsana http://irritantis.info/2015/10/asana_brand_redesign/ ・Circling Ourselves: The Story Behind Asana’s Rebrand（英語） https://medium.com/building-asana/ ・エレガントなタスク管理ツール、Asanaの使い方 http://irritantis.info/2011/11/asana_the_elegant_task_management_tool/

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— 株式会社ＢＡＫＥ (@bake_jp) 2016年6月2日